Erwartungs-Workshop 101: So minimieren Sie Projektkonflikte

Nicht übereinstimmende Erwartungen verzögern Projekte und sorgen für Frustration

Bei der Softwareentwicklung können Verzögerungen und Frustration ein großes Problem für Teams sein, die versuchen, effizient zu arbeiten. Wenn sich Stakeholder und Entwickler nicht verstehen, verursacht das Missverständnisse, Nacharbeiten und verpasste Termine. In multikulturellen Teams, in denen unterschiedliche Hintergründe und Kommunikationsstile die Zusammenarbeit erschweren, ist dies noch schwieriger.

Es gibt jedoch eine Lösung, mit der diese Probleme direkt angegangen werden können: der Erwartungs-Workshop.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie es verwenden.

Nutzen Sie den Expectation Workshop, um Annahmen und Erwartungen aufzudecken

Ein Expectation-Workshop kann auf 8 wichtige Schritte eingegrenzt werden:

<ol><li><strong>Feststellen, wer an dem Projekt beteiligt ist</strong> (z. B. Abteilungsleiter, Kunden, Mitarbeiter).</li> <li><strong>Klare Definition dessen, was mit dem Workshop erreicht werden soll</strong> — Ermittlung der gegenseitigen Erwartungen.</li> <li><strong>Bereitstellung relevanter Informationen vor dem Workshop</strong> (z. B. Workshop-Vorlage, Ressourcen zur Erläuterung des Workshops).</li> <li><strong>Ermöglicht es den Teilnehmern, sich selbst, ihre Rollen und ihre Fachgebiete vorzustellen</strong>.</li> <li><strong>Erläuterung des Hintergrunds und der Ziele des Projekts</strong> (z. B. „Ziel des Projekts ist die Entwicklung einer Mobile-Banking-Anwendung für technisch versierte Millennials“).</li> <li><strong>Eröffnung einer Diskussion über das Projekt, um die verborgenen</strong> Annahmen des Teams aufzudecken. Gehen Sie die einzelnen Projektkomponenten durch und fragen Sie, ob jemand Fragen hat oder zusätzliche Informationen benötigt. Fragen Sie nach Themen wie: <ul><li>Wer ist die Zielgruppe?</li> <li>Welcher Tech-Stack wurde ausgewählt und warum?</li> <li>Welche Ressourcen, wenn es um Zeit, Budget, Infrastruktur und Personal geht?</li> <li>Wer ist in welchem Umfang an dem Projekt beteiligt?</li> <li>Wer sind die Stakeholder des Projekts?</li> <li>Was sind die wichtigsten Meilensteine des Projekts?</li> <li>Was ist der Zeitplan oder die Frist für das Projekt?</li> <li>Was sind die Zukunftspläne für das Produkt und das Projekt?</li> <li>Was ist die erforderliche Kompatibilität und Skalierbarkeit?</li> <li>Was sind die regulatorischen oder Compliance-Anforderungen?</li></ul></li> </ol><li><strong>Erfassung der Bedürfnisse und Erwartungen der Beteiligten</strong>, einschließlich: <ul><li>Regeln für die Zusammenarbeit</li>, <li>Dokumentation, erforderliche</li> <li>Projektplanung</li>, <li>Teamverfügbarkeit</li><li>, Tools, Unterstützung und benötigte Informationen,</li> <li>Kommunikationskanäle</li>, <li>Messtechniken</li></ul></li><li>, <li><strong>Aufzeichnung der Ergebnisse des Workshops</strong>, einschließlich: getroffene <ul><li>Entscheidungen</li> im <li>Kommunikationsplan</li></ul>,</li> identifizierte Risiken</li>

Ein Erwartungs-Workshop, der wie oben beschrieben durchgeführt wird, kann versteckte Annahmen und Erwartungen aufdecken, die, wenn sie nicht angegangen werden, zu schwerwiegenden Missverständnissen führen können, die den Entwicklungsprozess verlangsamen. Er wird dazu beitragen, die Erwartungen aller Beteiligten zu klären und sicherzustellen, dass alle auf derselben Wellenlänge sind.

Legen Sie Grundregeln fest und konzentrieren Sie sich auf messbare Ergebnisse

Um sicherzustellen, dass das Meeting den erwarteten Nutzen bringt, muss der Moderator bereit für ein paar Herausforderungen.

Die erste könnte darin bestehen, die Gruppe zu ermutigen, sich zu öffnen. Dies kann erreicht werden, indem Grundregeln festgelegt werden, die die Bedeutung von aktives Zuhören und unvoreingenommenes Feedback. Verwenden Eisbrecher und Teambuilding-Aktivitätens kann helfen, Vertrauen aufzubauen und eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, mit Erwartungen umzugehen, die möglicherweise unrealistisch sind. Um dies zu vermeiden, muss sich die Gruppe auf messbare Ergebnisse konzentrieren und konstantes Feedback geben.

Die Erfassung von Informationsasymmetrien verbesserte die Zufriedenheit unseres Teams

Durch die Anwendung des Expectation Workshops auf unser Team waren wir in der Lage, die Informationsasymmetrie im Team zu erfassen und falsche Überzeugungen zu validieren.

Dies veranlasste uns, mehrere Änderungen im Entwicklungsprozess vorzunehmen, sodass das Team in der Lage war, qualitativ hochwertigere Arbeit schneller abzuliefern, was letztendlich dazu führte, Lieferung des geplanten Umfangs innerhalb des festgelegten Zeitrahmens und mit größerer Zufriedenheit.