Warum wir angefangen haben, die Vorlaufzeit unserer Kunden zu messen

Auf dem Weg zu „erledigt“ gibt es viele Dinge zu beachten. Schließlich geht es darum, agil zu bleiben: die Dinge flexibel genug zu halten, um den Lieferprozess kontinuierlich zu verbessern, und entschlossene Maßnahmen zu ergreifen, wenn kleine oder größere Anpassungen erforderlich sind.

Es ist weit davon entfernt, die Dinge um jeden Preis bis zur Ziellinie zu bringen.

An dieser Stelle kommen agile Metriken ins Spiel. Anhand von Metriken sind sowohl wir als auch unsere Partner in der Lage, das Gesamtbild des Entwicklungsprozesses zu sehen. Sie geben uns im Laufe der Zeit Aufschluss über den Fortschritt der Projekte und geben uns Aufschluss darüber, was funktioniert und was weiter verbessert werden muss.

Dieses Puzzle besteht aus einigen wichtigen Teilen. Die Vorlaufzeit für den Kunden ist — neben einigen anderen agilen Kennzahlen wie Geschwindigkeit, Sprint-Burndown oder kumulativem Flussdiagramm — eine der wichtigsten.

Was ist die Vorlaufzeit für Kunden und warum ist sie so wichtig?

Die Kundenvorlaufzeit verfolgt den Lebenszyklus jedes Arbeitselements: die Zeitspanne zwischen dem Moment, in dem es „beginnt“ (in den Backlog aufgenommen), bis zu dem Moment, an dem es „abgeschlossen“ ist (veröffentlicht wird und bereit ist, die Ergebnisse zu validieren).

Sie können wahrscheinlich verstehen, warum dies eine wichtige Information für alle an einem Projekt Beteiligten ist: Die Kundenvorlaufzeit misst im Grunde genommen den gesamten agilen Prozess. Es kann auch in kleinerem Maßstab angewendet werden, z. B. um die Implementierung einer einzelnen Funktion zu verfolgen, die Länge der Codeüberprüfung oder sogar die Dauer einer einzelnen Aufgabe zu messen.

All dies macht die Kundendurchlaufzeit auch aus Partnersicht zu einer äußerst wichtigen Kennzahl (der Begriff „Kunde“ im Namen hat schließlich einen Grund). Diese Kennzahl bietet ihnen eine bessere Vorhersagbarkeit bei der Schätzung der Projektzeit und des Budgets und hilft bei der Planung von Projekten zur Teamerweiterung, die in hohem Maße von der Abstimmung der erweiterten Mitarbeiter auf die internen Teams und Prozesse abhängen.

Kurz gesagt, die Messung der Vorlaufzeit liefert uns wichtige Daten, die wir verwenden können, um die Entwicklungspipeline effizienter und transparenter zu gestalten.

Was ist Vorlaufzeit im Vergleich zur Lieferzeit?

Die Vorlaufzeit ist die Gesamtzeit von der Einreichung einer Anfrage bis zu ihrer Fertigstellung. Die Lieferzeit ist die Zeit ab dem Zeitpunkt, an dem das Produkt versandbereit ist, bis es den Kunden erreicht.

Jetzt, wo wir ein hübsches Bild gemalt haben, ist es an der Zeit, ein bisschen tiefer einzutauchen und es ein bisschen durcheinander zu bringen.

Auf der Suche nach dem Schub (und der Minimierung von Frustration)

Wir wollten alle notwendigen Daten sammeln, damit wir dann mit unseren Partnern zusammenarbeiten können, um die Kundenvorlaufzeit für jedes Produkt, mit dem wir uns beschäftigen, zu optimieren.

Aber das Sammeln von Rohdaten ist eine Sache — sie richtig zu verwenden, ist eine ganz andere Geschichte. Um das zu tun, mussten wir uns zunächst einige Fragen zu unserem Entwicklungsprozess stellen, wie zum Beispiel:

• Teilen unsere Teams die Geschichten in ausreichend kleine Abschnitte auf?
  
  
• Werden Code-Reviews sofort aufgenommen oder gibt es eine erhebliche Wartezeit?
  
  
• Gibt es Probleme mit unseren Pipeline-Werkzeugen?
  
  
• Wie lang ist die Zykluszeit unserer Qualitätssicherung? Gibt es irgendwelche Engpässe im Prozess?
  
  
• Was sind die frustrierendsten Hindernisse im Entwicklungsprozess?

Die letzte Frage ist besonders wichtig. Einen Prozess effizienter zu gestalten bedeutet schließlich, den Entwicklern und Designern die Arbeit zu erleichtern. Genau aus diesem Grund müssen wir alles identifizieren und damit umgehen, was sie stoppt oder verlangsamt.

Die Sache ist, dass sich Teams mit der Zeit selbst an die frustrierendsten Hindernisse gewöhnen können, bis sie anfangen, sie einfach als Teil des Prozesses zu sehen. Und wenn Sie Verschwendung reduzieren und Entwicklern und Designern ermöglichen wollen, flexibler und kreativer zu sein, ist das — gelinde gesagt — keine besonders gute Sache.

Kunde steht im Namen

Wir haben die Rolle der Kundenvorlaufzeit beim Aufbau einer transparenten und vorhersehbaren Zusammenarbeit mit unseren Partnern erwähnt. Wir wollen die Vorlaufzeit der Kunden bei jedem Projekt, an dem wir gerade arbeiten, messen und diese Informationen in Zukunft offen weitergeben.

Aber wenn es um den Zeitplan des Produkts geht, kann und wird jeder potenzielle Partner andere Erwartungen haben. Das ist nur natürlich.

Durch die Messung der Vorlaufzeit wollen wir diese Erwartungen effektiver erfüllen. Mit diesen Daten sind wir in der Lage, genauere Schätzungen zu erstellen und die festgelegten Termine einheitlicher und einfacher einzuhalten. Wir sind nicht die größten Fans von Schätzungen in erster Linie — aber liebe sie oder hasse sie, sie sind hier, um zu bleiben.

Wir wollen auch die Transportkosten unserer Partner senken und ihnen mehr Flexibilität bei schnellen Entwicklungswechseln bieten, und die Optimierung der Durchlaufzeiten scheint der beste Weg zu sein, dies zu erreichen.

Machen Sie sich bereit, die Kundenvorlaufzeit zu berechnen und zu optimieren

Wir begannen mit der Berechnung der Vorlaufzeiten für interne Projekte: unserem eigenen Zeiterfassungstool namens Anthill und der Entwicklung der Brainhub-Website.

Dabei haben wir eine Auswahl an Jira-Plugins, externen Tools und GitHub-Projekten verwendet. Lesen Sie weiter, um die vollständige, detaillierte Liste zu erhalten.

Nach ein paar Monaten, als wir mit den Berechnungen fertig waren und einige Schritte zur Optimierung der Durchlaufzeit für beide Projekte unternommen hatten, konnten wir Praktiken identifizieren, die sich positiv wie negativ auf das Projekt auswirken.

Techniken zur Optimierung der Kundendurchlaufzeit:

• ständige Überwachung des Upstream-Prozesses, um den Zeitaufwand für die Entwurfsprüfung zu minimieren;
  
  
• Verhinderung längerer Entwicklungspausen und/oder Sicherstellung, dass alle gestarteten Product Backlog Items (PBIs) vor der Pause fertig sind, um den Backlog zu verfeinern (wir haben PBIs geschlossen, die nicht mehr gültig waren);
  
  
• Verbesserung des Übergangs verschiedener Arbeitsaufgaben zwischen Entwurfsprüfungs-, QS- und Einsatzteams und Sicherstellung, dass die Wartezeiten so kurz wie möglich sind;
  
  
• regelmäßige Überprüfung des Produktumfangs (Vision, Ziele, Benutzergruppen und deren Bedürfnisse) und der Roadmap, um sicherzustellen, dass der Backlog jederzeit effizient verfeinert wird;
  
  
• Identifizierung der externen Abhängigkeiten des Projekts, z. B. rechtliche Faktoren und Infrastruktur.

Dinge, die die Vorlaufzeit der Kunden verlängern:

• begrenzte Verfügbarkeit wichtiger Interessengruppen und Entscheidungsträger;
  
  
• externes Entwurfsgenehmigungsverfahren;
  
  
• unzureichende Verbesserungen des Rückstands;
  
  
• externer QA-Prozess;
  
  
• verspätete Lieferung der Testinfrastruktur;
  
  
• Hindernisse lösen:
  

• zu viel Aufwand in die Veröffentlichung eines MVP investieren (z. B. den Umfang erweitern, zu viel Zeit damit verbringen, das MVP zu optimieren und zu polieren);
  
  
• gestörte oder nicht spezifizierte Rollen und Verantwortlichkeiten (Eigentumsfragen);
  
  
• andere externe Faktoren, z. B. gesetzliche Anforderungen (DSGVO, Audits usw.);
  

• PBIs-Probleme:
  

• verzögerte Statusaktualisierungen und mehrere PBIs laufen gleichzeitig;
  
  
• nicht spezifizierte Abhängigkeiten (aufgrund unzureichender geschäftlicher oder technischer Analysen);
  
  
• nicht spezifizierte Randfälle (aufgrund unzureichender Analysen oder unvollständiger UX-Designs);
  
  
• PBIs, die zu groß sind und nicht in kleinere Elemente aufgeteilt sind.

Tools zur Messung der Vorlaufzeit von Kunden

Es gibt viele nützliche Tools, mit denen Sie die Vorlaufzeit Ihrer Kunden messen und die Arbeit an Ihren Projekten optimieren können.

Wir haben eine Liste mit ausgewählten Jira-Plugins und externen GitHub-Projekten zusammen mit Preisen und kurzen Beschreibungen erstellt, damit du selbst entscheiden kannst.

Sie können es jederzeit herunterladen — geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse in das unten stehende Formular ein und wir senden Ihnen sofort einen Link.

Profi-Tipps und wichtige Erkenntnisse

1. Die Vorlaufzeit des Kunden ist aus Kundensicht eine wichtige Kennzahl.
   
   Dies ermöglicht eine vorhersehbarere Zusammenarbeit, genauere Schätzungen und eine bessere Planung. Und wenn es darum geht, verschiedene Prozesse mit externen Teams abzustimmen, sind diese drei Elemente von entscheidender Bedeutung.
   
   
2. Die Berechnung der Kundenvorlaufzeit ist nur ein erster Schritt.
   
   Sie müssen wissen, warum Sie das tun und welche Teile des Entwicklungsprozesses Sie verbessern möchten — andernfalls erhalten Sie am Ende Rohdaten und sonst nichts.
   
   
3. Einige wichtige Teile des Entwicklungsprozesses werden die Vorlaufzeit für Kunden verlängern. Sie sollten sie nicht um jeden Preis optimieren.
   
   Ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse, nachdem Sie nur die ersten paar Kennzahlen gesehen haben. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um eine realistischere Perspektive zu erhalten, und messen Sie CLT zumindest für einige Sprints. Sie können auch den Median der Vorlaufzeit Ihrer Kunden berechnen.
   
   
4. Es gibt viele nichtnumerische Faktoren, die sich auf die Vorlaufzeit Ihrer Kunden auswirken.
   
   So sehr wir es auch anders gewollt haben, der Entwicklungsprozess ist nicht vollständig vorhersehbar. Einige externe Aspekte werden sich immer auf die eine oder andere Weise darauf auswirken.

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