Um sicherzustellen, dass Ihr IT-Outsourcing-Unternehmen ein voller Erfolg wird, haben wir eine Liste mit 12 unschlagbaren Praktiken zusammengestellt. Sie helfen Führungskräften dabei, ihre Beziehungen zu Subunternehmern effektiv zu verwalten, und ermöglichen es ihnen, Risiken mit der richtigen Antizipation zu managen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche wichtigen Elemente Sie für eine sichere und erfolgreiche IT-Outsourcing-Partnerschaft benötigen.
A QUICK SUMMARY – FOR THE BUSY ONES
TABLE OF CONTENTS
IT-Outsourcing, wie das Outsourcing von Entwickler von Web-Apps, Entwickler mobiler Apps oder die gesamte Infrastruktur und verschiedene damit verbundene Dienste, hat sich von einer beliebten Geschäftsstrategie zu einer Notwendigkeit entwickelt, die es Unternehmen ermöglicht, auf dem Weltmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie leistungsstarke Allianzen mit verschiedenen Anbietern von IT-Dienstleistungen, den sogenannten Anbietern, eingehen.
Im Jahr 2000 betrug die globale Marktgröße der Outsourcing-Branche nur 45,6 Milliarden US-Dollar. Letztes Jahr die Die Outsourcing-Branche erreichte 86 Milliarden US-Dollar, was bedeutet, dass es sich in den letzten zwei Jahrzehnten fast verdoppelt hat. Laut der Global Outsourcing Survey von Deloitte aus dem Jahr 2016 betrachten die meisten Unternehmen IT-Outsourcing als ein Instrument zur Kostensenkung, das es ihnen unter anderem ermöglicht, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, Kapazitätsprobleme zu lösen, die Servicequalität zu verbessern und auf wertvolles intellektuelles Kapital zuzugreifen.
Dieselbe Umfrage ergab, dass nur 78% der Unternehmen auf der ganzen Welt ihre IT-Outsourcing-Beziehung positiv beurteilen. Dies bedeutet, dass etwa jedes fünfte Unternehmen, das sich für IT-Outsourcing entscheidet, keine erfolgreiche Beziehung zu seinem Outsourcing-Partner aufbauen kann, was häufig dazu führt, dass Millionen von Dollar verschwendet werden und der Vertrag scheitert. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen sind einem höheren Risiko ausgesetzt, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen, da sie nur begrenzt in der Lage sind, sich von einem großen finanziellen Verlust zu erholen.
„IT-Führungskräfte sind oft mit den neuesten Technologien und Angeboten von Dienstleistern bestens vertraut“, sagt Shaun Daly, Gründungspartner der Outsourcing-Beratung Sourcing Advisory Services. „Aber oft [benötigen sie Hilfe] beim Aufbau einer langfristigen Beziehung, in der sich Innovations-, Leistungs- und Technologiekriterien ständig ändern und im Gleichgewicht bleiben müssen.“
Um sicherzustellen, dass jede einzelne IT-Outsourcing-Beziehung erfolgreich ist, sollten Unternehmen Beachten Sie die folgenden 12 Praktiken von denen bekannt ist, dass sie dazu beitragen, Outsourcing-Beziehungen auf den richtigen Weg zu bringen und sie dort zu halten.
Viele Unternehmen setzen auf Outsourcing, ohne genau zu wissen, was genau sie damit erreichen wollen. Ohne ihre eigenen Treiber und Prioritäten zu verstehen, ist es für Unternehmen sehr schwierig, den richtigen Outsourcing-Partner zu finden und seine einzigartigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Fachkenntnisse zur Ergänzung ihrer eigenen Kernkompetenzen einzusetzen.
Wenn Sie genau wissen, warum Sie outsourcen, was Sie outsourcen und wie viel Sie ausgeben und trotzdem Kosteneinsparungen erzielen können, sollten Sie formalisieren Sie Ihre Erwartungen und mache sie deutlich.
„Zu Beginn des Prozesses müssen sich beide Teams nicht nur über die Projektziele, sondern auch über die Projektmethodik, Termine, Budgets und mehr im Klaren sein“, rät Paul Brownell von Nearshore Outsourcing. „Wenn diese Fragen erst nach dem Projektstart beantwortet werden, stehen beide Seiten vor Enttäuschung und Misserfolg.“
Viele Unternehmen erwarten, dass der Anbieter die gebotene Sorgfalt walten lässt, und das Ergebnis ist fast immer dasselbe. Der Anbieter stellt fest, dass das Unternehmen weitaus unorganisierter und unüberschaubarer ist als erwartet, was die IT-Outsourcing-Beziehung in einen schlechten Start versetzt.
Um das Risiko von Störungen und Streitigkeiten bei Outsourcing-Transaktionen zu minimieren, sollte der Kunde immer führt eine detaillierte Bewertung seiner IT-Ressourcen durch, Talente und Defizite sowie aktuelle Betriebsrichtlinien und -verfahren.
„Der Kunde sollte seine Due Diligence damit beginnen, die Aspekte seines Geschäfts zu untersuchen, die er auslagern möchte“, sagt Linda L. Rhodes, Partnerin bei Mayer Brown. „Tatsächlich ist der beste Zeitpunkt, um damit zu beginnen, bevor der Kunde überhaupt mit der Angebotsanfrage (Angebotsanfrage) und dem Verhandlungsprozess beginnt.“
Natürlich muss der Anbieter weiterhin das Geschäft des Kunden und die Anforderungen überprüfen, um nachzuweisen, dass er das Risikomanagement versteht und nicht beabsichtigt, die Beziehung durch Spannungen zu gefährden, die sich aus unvorhergesehenen Komplikationen ergeben.
Wissen Sie genau, was Sie bauen möchten und wie es geht? Haben Sie Erfahrung in der Unternehmensgründung? Oder vielleicht ist es dein erstes Mal und du weißt nur, welches Problem deine App lösen soll?
Einige Softwarehäuser konzentrieren sich auf die Codeproduktion und sind nicht in der Lage, Ihnen viele Geschäftsratschläge zu geben oder das gesamte Produkt für Sie zu erfinden. Auf der anderen Seite sind einige Agenturen auf die Durchführung von Geschäfts- und Nutzerforschung sowie auf die Gründung von Startups spezialisiert. Diese bieten häufig professionelle Beratung und führen Sie von Anfang bis Ende durch den Prozess.
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie benötigen, bevor Sie eine Entscheidung treffen, und wählen Sie einen Partner, der das liefern kann.
Denken Sie an die Erfahrung und das Know-how Ihres internen Teams — gibt es Bereiche, in denen Sie Schwierigkeiten haben könnten, Entscheidungen zu treffen, wenn es um die Entwicklung eines Produkts geht?
Wenn Sie wissen, was Sie von Ihrem Produkt erwarten, und die Details herausgefunden haben, suchen Sie sich einen Anbieter, der Ihre Anweisungen befolgt. Seien Sie jedoch unvoreingenommen — hören Sie auf die Ratschläge Ihres Partners und versuchen Sie, Ihr Produkt aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Auf diese Weise verpassen Sie nicht die Gelegenheit, neue Dinge zu lernen und Ihren Horizont zu erweitern.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nicht über die richtigen Kompetenzen verfügen, um beispielsweise die richtige Technologie und Architektur für Ihr Produkt auszuwählen, informieren Sie sich über Ihre Anbieter und prüfen Sie, ob sie diese Lücke schließen können. Sie sollten in der Lage sein, Sie auf der Grundlage ihres Wissens und ihrer Erfahrung professionell zu beraten und vielleicht sogar die richtigen Entscheidungen für Sie zu treffen.
IT-Outsourcing führt zu Veränderungen, die die Unternehmenskultur auf den Kopf stellen, die Ausführung kritischer Geschäftsaufgaben grundlegend verändern und eine wichtige Störquelle für Mitarbeiter sein können. Tatsächlich nennt Punit Bhatia, Partner bei Deloitte, mangelndes Change Management die Hauptursache für das Scheitern von Outsourcing-Beziehungen.
„[Expertise im Management von Veränderungen] hilft beiden Partnern, effektiv zusammenzuarbeiten. Es stellt sicher, dass komplexe Änderungen auf die effizienteste Weise vorgenommen werden. Es sorgt für die notwendige Disziplin, um die Fortschritte auch nach der ersten Umsetzung aufrechtzuerhalten. Es bietet breite Unterstützung für die Outsourcing-Lösung. Und vor allem hilft es den Mitarbeitern in beiden Organisationen, sich erfolgreich an eine neue Arbeitsweise anzupassen „, sagt Louise Fisher, European HR Director bei Xerox Global Services.
Das Change Management beim Outsourcing sollte parallel zum Outsourcing-Projekt selbst ablaufen und sicherstellen, dass während der Durchführung des Outsourcing-Projekts keine Störungen der erbrachten Dienstleistungen auftreten. Es sollte auch darauf abzielen, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter sowohl während als auch nach dem Projekt aufrechtzuerhalten oder zu steigern.
Hat Ihr ausgewählter Partner seinen Hauptsitz in einem anderen Bundesstaat/Land oder sogar auf einem anderen Kontinent? Seien Sie vorsichtig; Sie könnten auf Probleme im Zusammenhang mit Zeitzonenunterschieden stoßen. Alles hängt von der Art der Partnerschaft ab, die Sie suchen.
Wenn Sie für wichtige Entscheidungen verantwortlich sind und das ausgelagerte Team leiten müssen, möchten Sie in der Lage sein, fließend mit ihnen zu kommunizieren. Wenn Sie einen Partner auswählen, mit dem Sie eine Zeitüberschneidung von mindestens 3 Stunden am Tag haben, könnte das Problem möglicherweise gelöst werden. Du könntest auch darüber nachdenken, einige benutzerdefinierte Prozesse und Tools einzurichten, die dir helfen, besser zu kommunizieren, zum Beispiel auf Slack zu chatten, anstatt E-Mails zu schreiben.
Wenn Ihr Partner mit Autopilot arbeitet oder Sie die Vision Ihres Produkts oder/und die Entscheidungsfindung auslagern, sollten Zeitzonenunterschiede für Sie kein Problem sein. Wahrscheinlich erhalten Sie regelmäßig Updates und nehmen gelegentlich an Produktdemos teil.
„Ganz gleich, ob es darum geht, die Interessengruppen im Unternehmen auf die neue Art der Leistungserbringung vorzubereiten, oder um die sorgfältige Erstellung aussagekräftiger Vertragsbestandteile — Kunden kommen oft überstürzt zu einem Ergebnis und müssen sich nach der Inbetriebnahme den Herausforderungen der ungelösten Dienstleistungen und Beziehungsaspekte stellen“, sagt Clay Calhoun, Partner und Leiter des Beschaffungsberatungsdienstes von ISG. „Konzentrieren Sie sich darauf, den Vertrag richtig zu gestalten und sicherzustellen, dass die Geschäftsbeteiligten ihn verstehen.“
Um ein Geschäft abzuschließen, bei dem beide Parteien zufrieden sind, dass sie einen Mehrwert erhalten, benötigen Sie ein Team, das aus Mitarbeitern besteht, die das Unternehmen kennen und sich damit auskennen, den Status Quo zu stören. Denken Sie daran, dass es nicht möglich ist, mit kontradiktorischen Verhandlungen ein für beide Seiten vorteilhaftes Geschäft auszuhandeln, weil Ihr Endziel ist es, eine langfristige Partnerschaft zu pflegen—keinen kurzfristigen Gewinn erzielen.
Allerdings ist es von größter Bedeutung, den Vertrag so vollständig und explizit wie möglich zu gestalten und gleichzeitig Raum für zukünftige Änderungen zu schaffen, um zukünftige Geschäfte zu unterstützen.
Sehr oft behandeln Unternehmen ihren Lieferanten so, als wäre der Anbieter nur eine weitere Abteilung, ohne zu erkennen, dass der Anbieter ein Experte auf seinem eigenen Gebiet ist, dessen Fähigkeiten und Erfahrung ihre eigenen bei weitem übertreffen.
Laut Ryan McGloin, Geschäftsführer von Blocshop, sind die beiden Hauptbereiche, in denen unkonventionelles Denken hilfreich sein kann, Innovation und IT-Architektur. „Der Anbieter hat möglicherweise in der Vergangenheit an ähnlichen Projekten gearbeitet oder daraus gelernt. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil. Anbieter sind möglicherweise auch bereit, gemeinsam in neue Technologien zu investieren, die ihr eigenes Wachstum unterstützen.“
Nur weil Sie Ihre eigene Art haben, Dinge zu tun, die Ihnen schon lange gute Dienste geleistet haben, heißt das nicht, dass es keinen Verbesserungspotenzial gibt. Ihr Anbieter könnte genau die richtige externe Kraft sein, um Veränderungen einzuleiten und Ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem globalen Markt zu verbessern.
Wie wir bereits erklärt haben, vergessen Organisationen das oft Anbieter sind Experten, die viel Wert auf den Tisch legen und brauchen niemanden, der ihnen über den Schultern steht und jeden ihrer Schritte verwaltet. Tatsächlich sollten Sie Ihrem Anbieter das „Wie“ überlassen, indem Sie lediglich überwachen, ob der Anbieter die vereinbarten Ergebnisse liefert.
Kommunikation ist eine viel bessere Alternative zum direkten Management, wenn Sie einen echten strategischen Partner suchen. „Oft sind Kunden nicht ehrlich, weil sie Angst haben, Details darüber preiszugeben, wie schlecht ihre Systeme sind oder wie schwierig es sein wird, mit dem etablierten Anbieter während der Umstellung zu arbeiten“, erklärt Rajeev Tyagi, COO von Softtek USA und Kanada. „Aber all das verzögert das schwierige Gespräch.“
Sie können nicht erwarten, dass Ihr Anbieter sich an Ihre Strategie anpasst, wenn Sie den Anbieter nicht hereinlassen und offen kommunizieren. Die Folgen eines vorsätzlichen und unbeabsichtigten Vertrauensbruchs sollten in Ihrem Vertrag geregelt werden.
Ein Fehler, den viele Unternehmen beim Outsourcing machen, besteht darin, einfach den Anbieter mit dem niedrigsten Preis einzustellen. Wie bei den meisten Dingen im Leben Sie bekommen, wofür Sie beim Outsourcing bezahlen. Denken Sie daran, dass wir den Geldbetrag besprechen, den Sie Ihrem strategischen Partner für seine Dienstleistungen zahlen. Wenn Ihr Partner nicht genug Geld verdient, können Sie nicht erwarten, dass er hervorragende Dienstleistungen erbringt — zumindest nicht auf lange Sicht.
„Mein Rat ist, vorsichtig zu sein und nur Entscheidungen auf der Grundlage des niedrigsten Preises zu treffen“, sagt Phil Fersht, CEO des Outsourcing-Analystenhauses HfS Research. „[Unternehmen] werden in ein jahrelanges Fegefeuer mit dem ‚C-Team' des Dienstanbieters hineingezogen, wenn sie sie zu stark unter Druck setzen. Das ist auch nichts Neues. Es ist vielen Kunden bei vielen Geschäften passiert, die einfach keinen Mehrwert boten, der über die reine operative Umsetzung hinausging.“
Natürlich wird der Preis immer ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Anbieters von IT-Outsourcing-Dienstleistungen sein, aber er sollte nicht der wichtigste sein.
Um eine erfolgreiche IT-Outsourcing-Partnerschaft aufzubauen, müssen Sie über das richtige Toolset verfügen, um Kommunikation und Zusammenarbeit zu unterstützen zwischen Ihren Mitarbeitern und dem Verkäufer.
„Es müssen Kommunikationslösungen gefunden werden, die auf diese besondere Partnerschaft zugeschnitten sind. Aufgrund des einzigartig hohen Kommunikationsbedarfs müssen unterstützende Tools gewählt werden, die es ermöglichen, in Zeiten dynamischer Veränderungen eine klare und organisierte Kommunikation zu gewährleisten und so Transparenz und Vertrauen zu fördern „, schreibt Savyasachi Tumkur, Vertriebsleiter bei Honeywell Connected Plant, in seinem Konferenzbeitrag, der auf dem PMI Global Congress 2005 vorgestellt wurde.
Heute sind Kommunikationstools, die die einzigartigen Anforderungen des IT-Outsourcings erfüllen, leicht verfügbar. Dazu gehören Slack, Asana, Trello und SharePoint, um nur einige Beispiele zu nennen. Das heißt nicht, dass persönliche Treffen nicht mehr wichtig sind, aber der globale Charakter des heutigen Outsourcings hat ihre Bedeutung erheblich reduziert.
Nicht jede IT-Outsourcing-Beziehung ist langlebig und erfolgreich. Es gibt viele verschiedene Gründe, warum IT-Outsourcing-Beziehungen scheitern. Viele davon wurden bereits in diesem Artikel behandelt. In den meisten Fällen liegt die Schuld bei beiden Seiten, aber Unternehmen verhalten sich manchmal so, als ob sie überhaupt nicht verantwortlich wären.
Anstatt die Kernprobleme auf ihrer Seite anzugehen, wechseln Unternehmen einfach den Anbieter, nur um schnell auf dieselben Probleme zu stoßen. Dies müssen Sie um jeden Preis vermeiden.. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Rolle in einer erfolgreichen Outsourcing-Beziehung vollständig zu verstehen und stellen Sie sicher, dass Sie keine Hindernisse errichten, die Ihren Anbieter daran hindern, den erwarteten Service zu erbringen.
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Ein Serienunternehmer, leidenschaftlicher Forschungs- und Entwicklungsingenieur mit 15 Jahren Erfahrung in der Technologiebranche. Teilt sein Expertenwissen über Technologie, Startups, Geschäftsentwicklung und Marktanalysen.
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