Wann sollte man einen Festpreisvertrag für ein IT-Projekt wählen [2025]

Einführung

Festpreisverträge scheinen oft die perfekte Lösung zu sein, da sie Sicherheit und Kostenkontrolle bieten. Dies kann jedoch irreführend sein.

Es gibt bestimmte Projekte und Situationen, in denen Festpreisverträge tatsächlich sehr effektiv sein können, aber diese Verträge können auch zu unerwarteten Ausgaben und Kompromissen führen. Die Aussage, dass sie Budgetüberschreitungen beim Outsourcing von Softwareentwicklung verhindern können, ist ein Mythos.

Lassen Sie uns beide Seiten dieser Medaille untersuchen.

Die Realität der Überschreitung des IT-Budgets

In einigen Branchen, wie dem Baugewerbe und der Infrastruktur, sind Budgetüberschreitungen inzwischen so häufig, dass sie mehr oder weniger erwartet werden. Da IT-Systeme immer größer und komplexer werden, fällt es IT-Führungskräften zunehmend schwer, große IT-Projekte pünktlich und kostengünstig abzuwickeln, ohne ihr Budget zu sprengen. Viele glauben das Festpreisverträge können IT-Budgetüberschreitungen im Alleingang beheben, aber es gibt gute Gründe zu der Annahme, dass sie stattdessen Innovationen behindern und es Unternehmen erschweren könnten, im Zeitalter der Entwicklung mobiler Apps mit dem Geschäftstempo zu wachsen.

Bereits 2012 dirigierte McKinsey eine große Studie in Zusammenarbeit mit der Universität Oxford, um mehr über die tatsächlichen Kosten und Ergebnisse von IT-Projekten zu erfahren. Die Studie ergab, dass große IT-Projekte, bei denen es sich um Projekte mit einem anfänglichen Preis von über 15 Millionen US-Dollar handelte, im Durchschnitt um 45% Budget und 7% im Laufe der Zeit, wobei der Wert 56% unter dem prognostizierten Wert liegt.

Schlimmer noch, 17% der IT-Projekte überschreiten das ursprüngliche Budget so stark, dass sie die Existenz des Unternehmens gefährden. „Große IT-Projekte, die sich in schwarze Schwäne verwandeln, werden als Projekte definiert, bei denen das Budget um mehr als 200 Prozent überschritten wird (und bis zu 400 Prozent am äußersten Ende des Spektrums)“, erklärte McKinsey. „Solche Überschreitungen entsprechen denen, denen schwarze Schwäne bei komplexen Bauprojekten wie Tunneln und Brücken ausgesetzt sind, oder übertreffen sie sogar.“

In der Studie nannte McKinsey ein Beispiel für einen großen Einzelhändler, der beschloss, seine IT-Systeme mit einem Budget von 1,4 Milliarden US-Dollar zu modernisieren. Unglücklicherweise für den Einzelhändler verlief das Projekt so schlecht, dass es aufgegeben werden musste, was dazu führte, dass das Unternehmen hinter seine Konkurrenten zurückfiel. Ein weiteres groß angelegtes IT-Projekt wurde schnell initiiert, um die verlorene Zeit auszugleichen, aber auch diese Bemühungen scheiterten, was zur Insolvenz des Einzelhändlers führte.

Können Festpreisverträge Budgetüberschreitungen verhindern?

Festpreisverträge hängen nicht von den Ressourcen oder der für das Projekt aufgewendeten Zeit ab. Diese Art von Vertrag wird häufig von Regierungen verwendet, weil kontrolliert die Kosten, indem das Risiko auf die Seite des Verkäufers gelegt wird, der alle unvorhergesehenen Kostenüberschreitungen zu berücksichtigen hat.

Es ist nicht schwer zu verstehen, warum viele IT-Führungskräfte Festpreisverträge als beste Möglichkeit ansehen, Budgetüberschreitungen zu verhindern. Sie legen den endgültigen Preis fest, bevor mit der Arbeit begonnen wird, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Festpreisverträge bieten nicht nur finanzielle Sicherheit, sondern sind auch äußerst transparent und erfordern ein Mindestmaß an Engagement, das über die ersten Verhandlungen hinausgeht.

Das einzige Problem ist, dass Festpreisverträge inhärent inkompatibel mit agiler Entwicklung. Warum? Weil sie die Umsetzung von Projektänderungen erschweren und die Qualität des Endprodukts durch den im Voraus festgelegten Preis einschränken.

Festpreisverträge eignen sich daher nur für Produkte mit minimaler Rentabilität (MVPs) und kleine Projekte mit festen Fristen und knappen Budgets. Bei großen IT-Projekten erhöhen Festpreisverträge sogar das Risiko eines totalen Scheiterns von Projekten, da die starren Bedingungen, die sie auferlegen, es unmöglich machen, selbst kleinste Kursanpassungen vorzunehmen, ohne viele Hürden zu überwinden. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Festpreisverträge nicht funktionieren, wenn hohe Innovationsgeschwindigkeit und hohe Effizienz gefragt sind.

Alternativen zu Festkostenverträgen

Jetzt, da wir festgestellt haben, dass Festpreisverträge die Überschreitung des IT-Budgets nicht beheben können, ist es an der Zeit, einen genaueren Blick darauf zu werfen, welche Alternativen verfügbar sind. Die wohl besten Alternativen zu Festkostenverträgen für agile Unternehmen sind Zeit- und Materialverträge, bei dem sich beide Parteien auf festgelegte Stückpreise für Arbeit und Material einigen, sodass sie vermeiden müssen, einen festen Preis für das gesamte Projekt aushandeln zu müssen.

Diese flexible Lösung ermöglicht es Unternehmen, dynamisch Änderungen am Backlog vorzunehmen, neue Funktionen vorzuschlagen, Prioritäten zu ändern und sich generell in Echtzeit an sich ändernde Markt- oder Geschäftsbedingungen anzupassen. Bei einem Zeit- und Materialvertrag können die Gesamtkosten des Projekts oder seiner Phasen im Voraus immer noch grob geschätzt werden. Es ist also nicht wahr, dass Unternehmen bei dieser Art von Vertrag gezwungen sind, finanzielle Unsicherheiten in Kauf zu nehmen.

<span class="colorbox1" fs-test-element="box1"><p>Prüfen wann Sie den Festpreis wählen sollten und wann Zeit und Material</p></span>.

Alternativ gibt es auch die Meilenstein-Preismodell, das im Wesentlichen eine Variante des Festpreismodells ist, das das Projekt in mehrere Meilensteine unterteilt, wobei für jeden ein vordefinierter Zeitrahmen und ein festes Budget festgelegt werden. Dieses Preismodell gibt Unternehmen viel Kontrolle über die Ergebnisse, da sie einfach beschließen können, bei jedem Meilenstein die Zahlung einzustellen, wenn sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind.

Leider missbrauchen einige Unternehmen die Kontrolle, die ihnen dieses Modell bietet, weshalb sich viele IT-Unternehmen weigern, mit Kunden zusammenzuarbeiten, die darauf bestehen. Daher ist das Meilenstein-Preismodell am besten geeignet, wenn der Dienstanbieter und der Kunde eine gute Beziehung haben.

Fazit

Unflexible Verträge entsprechen nicht den Anforderungen eines agilen Projektmanagements, da dieser iterative und inkrementelle Ansatz bei der Softwareentwicklung voraussetzt, dass die Anforderungen während des gesamten Projektlebenszyklus erfüllt werden. Anstelle von Festpreisverträgen sollten Unternehmen das Zeit- und Materialpreismodell nutzen, um die Freiheit zu haben, sich in Echtzeit an sich ändernde Markt- oder Geschäftsbedingungen anzupassen.