Wie können IT-Kosten gesenkt werden? Die 6 wichtigsten Strategien zur IT-Kostensenkung

Einführung

Die wirtschaftliche Rezession, die wir derzeit beobachten, macht es allen IT-Entscheidungsträgern schwer. Da sie sich in der Regel darauf konzentrieren, Produkte zu liefern, innovative Ideen zu liefern und Geschäftsergebnisse zu erzielen, besteht ihre Priorität nun darin, Entlassungen zu vermeiden und das Team zu retten, IT-Kosten zu senken oder sogar zu überleben.

Die Umstellung vom regulären Betrieb in den Krisenmodus erfordert grundlegende Änderungen in der IT-Managementstrategie. Für IT-Abteilungen geht es in erster Linie darum, die Gemeinkosten zu reduzieren, aber auch die Kosten für den laufenden Betrieb zu senken, Lösungen zur Steigerung der IT-Effizienz zu finden und Quellen von geringem Geschäftswert und Verschwendung zu eliminieren.

Hier sind 6 Tipps von unseren Experten, die Ihnen helfen werden, diesen Ansatz erfolgreich umzusetzen und umzusetzen.

Nutzung von Outsourcing zur Kosteneinsparung

Eine der am häufigsten verwendeten Strategien zur IT-Kostensenkung ist das Outsourcing. Der Markt wächst rasant: laut Deloitte, die Ausgaben für IT-Outsourcing werden 2023 519 Milliarden US-Dollar erreichen, was einem Anstieg von 22% gegenüber den Zahlen von 2019 entspricht.

Der Einsatz von Outsourcing bietet IT-Abteilungen eine Reihe von Möglichkeiten zur Kostensenkung, darunter:

• Steigerung der Produktivität bei unveränderten Ressourcen
• Flexibilität und Skalierbarkeit (die Möglichkeit, den Ressourcenverbrauch an die aktuellen Bedürfnisse anzupassen)
• Bereitstellung von Lizenzen, Wartung und Updates ohne zusätzliche Investitionen in die IT-Infrastruktur
• Zugang zu Fachkräften, die sich mit den erforderlichen Technologien auskennen, ohne Rekrutierung, Schulung und Onboarding
• etablierte Prozesse, standardisierte Methoden und Best Practices, die vom Outsourcing-Unternehmen bereitgestellt werden
• effizientere Budgetierung, Finanzplanung und Ressourcenallokation
• hat effiziente Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt.

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Senkung der Betriebskosten und Maximierung der betrieblichen Effizienz

Implementierung von IT-Servicemanagement für optimierte Abläufe

Die Implementierung von IT-Servicemanagement (ITSM) ist die nächste Lösung, die dazu beiträgt. Es bietet Unternehmen eine Reihe von geschäftlichen und technischen Vorteilen, wie zum Beispiel:

• standardisierte Prozesse, Workflows und Frameworks, die die Effizienz steigern, Abläufe rationalisieren und unnötige Aufgaben und Verschwendung vermeiden
• proaktive Vorfall- und Problemlösung, die zu minimierten Ausfallzeiten und geringeren Kosten für Notfallmaßnahmen führt
• proaktive Identifizierung von Risiken und Vermeidung wiederkehrender Probleme
• Aufrechterhaltung der Systemstabilität und effektives Änderungsmanagement
• Erstellung eines Servicekatalogs, der Self-Service-Funktionen für Benutzer definiert und die Anzahl von Support-Tickets und manuellen Eingriffen reduziert
• Überwachung von SLAs
• effizientes Bestands- und Konfigurationsmanagement, das hilft, unnötige Käufe, Strafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften, abgelaufene Lizenzen und nicht ausgelastete Ressourcen zu vermeiden.

<span class="colorbox1" fs-test-element="box1"><p>Open-Source-Lizenzen können enorme Kosten verursachen. Finden Sie heraus, welche Open-Source-Lizenzen Sie vermeiden sollten.</p></span>

Automatisierung und Prozessoptimierung für mehr Produktivität

Automatisierung ist eine der vielversprechendsten Strategien zur IT-Kostensenkung, die immer beliebter wird. Laut McKinsey, in 31% der Organisationen ist mindestens eine Funktion automatisiert. Die nächste 57% planen, die Automatisierung zu nutzen, um die Produktivität und Leistung der Mitarbeiter zu steigern. Außerdem steigt die Anzahl automatisierter Jobs um 14% jährlich. Und dafür gibt es definitiv einen Grund: Es wurde bewiesen, dass Automatisierung das globale Produktivitätswachstum wie folgt steigern kann 0,8-1,4% jedes Jahr.

Auf der Mikroskala können diese Abhängigkeiten in einer Reihe von Vorteilen für das Produktunternehmen umgesetzt werden, wie zum Beispiel:

• Reduzierung einer erheblichen Menge an manueller Arbeit
• Steigerung der Effizienz
• genauere Ressourcenzuweisung und -nutzung
• Reduzierung der Gemeinkosten
• Verbesserung der Prozesse
• schnellere Lösung von Vorfällen
• Minimierung menschlicher Fehler.

Die Automatisierung kann auf eine Reihe von Vorgängen angewendet werden, darunter Jobplanung, Rekrutierung, Rechnungsstellung, Softwarewartung, Codierung, Tests und mehr.

Reduzierung der Software- und Lizenzkosten

Audits und Optimierung von Softwarelizenzen

Ein Softwarelizenzaudit ist der Weg, um Ineffizienzen zu erkennen und Optimierungen zu planen. Es kann helfen, die IT-Kosten zu senken, indem es:

• Sicherstellung der Lizenzkonformität und Vermeidung möglicher Strafen
• Eliminierung ungenutzter, missbräuchlicher oder nicht ausgelasteter Lizenzen
• Bereitstellung eines klaren Verständnisses der tatsächlichen Bedürfnisse und Anforderungen, was zu optimaleren Entscheidungen in Bezug auf den Kauf und die Verlängerung von Lizenzen führt
• Bereitstellung von Argumenten und Verhandlungsmacht mit Anbietern
• ermöglicht den Wechsel von herkömmlichen zu kostengünstigeren Lösungen wie Cloud-basierten Modellen oder Abonnementmodellen.

Einführung von Open-Source-Software und abonnementbasierte Lizenzierung

Open-Source-Software ist eine der effizientesten Möglichkeiten zur IT-Kostensenkung. Sie kann zur Senkung der IT-Kosten beitragen, indem sie:

• Reduzierung der Gemeinkosten (Sie zahlen nur für die Ressourcen, die Sie tatsächlich nutzen)
• bietet die Möglichkeit, jederzeit nach oben oder unten zu skalieren, je nach den aktuellen Anforderungen
• Abschaffung von Lizenzgebühren
• Senkung der Gesamtbetriebskosten (TPO)
• Bereitstellung hoher Anpassungsmöglichkeiten und Anpassung der Lösung an die individuellen Arbeitsabläufe und Prozesse des Unternehmens
• Bereitstellung des Zugangs zu ständig verbesserten und aktualisierten Lösungen ohne zusätzliche Investitionen in den Entwicklungs- und Wartungsprozess
• Erhöhung der Sicherheit.

Reduzierung der Kosten für die IT-Infrastruktur

Virtualisierung für kostengünstige Skalierung

Virtualisierung ist ein Prozess, bei dem physische Hardware durch virtuelle Tools und Elemente ersetzt wird. Es hilft, die IT-Kosten zu senken, indem es Folgendes bietet:

• die Fähigkeit, mehrere virtuelle Server auf einem einzigen physischen Server auszuführen
• effiziente Nutzung von Ressourcen und deren bedarfsgerechte Zuweisung
• geringeres Risiko einer Überversorgung
• reduzierter physischer Platz in Rechenzentren
• Einsparungen bei den Infrastrukturkosten (Stromverteilung, Verkabelung, Rackplatz, Kühlsysteme usw.)
• vereinfachte Disaster Recovery und Datenreplikation
• verbesserte Test- und Entwicklungsumgebungen.

Einführung in die Cloud

Die Einführung der Cloud ist eine der am häufigsten verwendeten Strategien zur Reduzierung der IT-Kosten. Bereits 2019 94% der Organisationen nutzten Cloud Computing. Die Lösung bietet Unternehmen mehrere Vorteile wie:

• optimiertes Datenmanagement
• erhöhte Effizienz und Produktivität des Teams
• geringere Vorabkosten dank eines Pay-as-you-go-Modells (Zahlung nur für verbrauchte Ressourcen) und begrenzter physischer Infrastruktur
• effizientere Ressourcenallokation
• reduzierte Betriebskosten
• Fähigkeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren
• hohe Skalierbarkeit und Flexibilität
• reduzierte Wartungs- und Supportkosten, da die Infrastruktur vom Cloud-Dienstanbieter verwaltet wird
• geringere Ausfallzeiten und erhöhte Verfügbarkeit von Diensten
• Erhöhung der Sicherheit.

Konsolidierung der Infrastruktur und Außerbetriebnahme von Altsystemen

Die Konsolidierung der Infrastruktur kann erheblich zur Senkung der IT-Kosten beitragen. Selbst grundlegende Änderungen, wie die Vereinheitlichung desselben Betriebssystems in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, können die Kosten für Integrationen, Plug-ins, Tools und erforderliche Schulungen erheblich senken.

Die Konsolidierung der Infrastruktur und die Außerbetriebnahme von Systemen bieten eine Reihe von Vorteilen, wie z. B.:

• Reduzierung der Wartungs- und Betriebskosten im Zusammenhang mit der Verwaltung mehrerer Hardware- und Softwareumgebungen
• spart Platz und Energie
• Begrenzung des Bedarfs an Fachpersonal, Lizenzen und Integrationen zahlreicher Systeme und Lösungen
• verbesserte Sicherheit und Compliance.

Verwaltung der Sicherheitskosten

Risikobasierte Sicherheitsinvestitionen und Priorisierung

Im Jahr 2023, als das Risiko von Sicherheitsverletzungen und Datenlecks höher ist als je zuvor, wurde Cybersicherheit für eine Reihe von Unternehmen zur obersten Priorität. Natürlich ist es besser zu verhindern als zu heilen, und risikobasierte Sicherheitsinvestitionen können dazu beitragen, die IT-Kosten zu senken, indem sie:

• Vermeidung schwerwiegender Folgen von Cyberangriffen (DDoS, Phishing, Ransomware usw.)
• effiziente Ressourcenallokation in den kritischsten Sicherheitsbereichen
• schneller und kostengünstiger Umgang mit spezifischen Risiken
• kontinuierliche Aufdeckung und Verbesserung der Schwächen der IT-Infrastruktur
• Sicherstellung der Geschäftskontinuität und schnellen Notfallwiederherstellung
• Erfüllung der Compliance-Anforderungen und Vermeidung von Strafen.

Kostengünstige Cybersicherheitsmaßnahmen und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Da die meisten Sicherheitslücken auf menschliche Fehler zurückzuführen sind, ist Bildung für die Aufrechterhaltung der Cybersicherheit von entscheidender Bedeutung. Die Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter durch Schulungen zu Cyberbedrohungen sowie die Implementierung kostengünstiger Cybersicherheitsmaßnahmen (Firewall-Schutz, Antivirensoftware, Systeme zur Erkennung von Eindringlingen und mehr) kann Ihnen helfen, Ihre IT-Kosten zu senken, indem Sie:

• Verringerung der Wahrscheinlichkeit verschiedener Sicherheitsvorfälle (wie Malware, Phishing, DDoS-Angriffe und mehr), die zu erheblichen finanziellen Verlusten führen können
• Versuche, Sicherheitslücken zu brechen, so früh wie möglich erkennen
• Gewährleistung einer schnellen Reaktion auf Vorfälle (dank proaktiver Überwachung, Protokollanalyse und Korrelation von Sicherheitsereignissen)
• Begrenzung der Anzahl menschlicher Fehler, die Phishing- und Malware-Angriffe verursachen
• Verhinderung von unbefugtem Zugriff und Datenlecks.

Effektive Budgetüberwachung und -analyse

Festlegung von Leistungskennzahlen (KPIs) zur Kostensenkung

Die Festlegung der richtigen Leistungsindikatoren (KPI) kann die IT-Kosten senken, indem:

• Leistungsoptimierung dank sorgfältiger Überwachung und Messung der IT-Prozesse und -Systeme
• Reduzierung des Bedarfs an zusätzlichen Software-, Hardware- und IT-Ressourcen
• Vermeidung von Verschwendung und Ineffizienzen bei der Ressourcenzuweisung (dank Nachverfolgung von Serverkapazität, Speichernutzung, Netzwerkbandbreite usw.)
• Identifizierung wiederkehrender Probleme, Verbesserung des gesamten Vorfallmanagementprozesses und Verringerung der Schwere von Vorfällen
• Vermeidung von Systemausfällen
• Überprüfung des Investitionswerts durch Verwaltung der Leistung und der SLAs der Anbieter
• Aushandlung von Verträgen, Eliminierung leistungsschwacher Anbieter und Optimierung des Serviceniveaus
• Erhöhung der Nutzerzufriedenheit durch das Sammeln von Feedback, die ständige Verbesserung der Ticketlösung und die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.

Regelmäßige Überwachung, Analyse und Anpassung der IT-Budgets

Nicht zuletzt können die regelmäßige Überwachung und Anpassung der IT-Budgets erheblich zur Senkung der IT-Kosten beitragen, indem:

• Erhöhung der Kostentransparenz und Verbesserung des Verständnisses der Kostenstruktur
• Identifizierung von Bereichen mit zu hohen Ausgaben und Kostenineffizienzen
• Bereitstellung einer effizienteren Kostenkontrolle
• Priorisierung von Projekten und effiziente Ressourcenallokation
• Bewertung der Leistung in kritischen IT-Bereichen
• Erkennung des Potenzials für eine weitere Kostenoptimierung.

Risiken der IT-Kostensenkung (bereits mit Strategien zur Risikominderung)

Die Senkung der IT-Kosten kann mehrere Risiken mit sich bringen, insbesondere in Bereichen wie Datensicherheit und Datenschutz, betriebliche Änderungen und Automatisierung sowie Softwarelizenzoptimierung. Schauen wir uns diese Bereiche genauer an.

Datensicherheit und Datenschutz

Risiko: Bemühungen zur Kostensenkung können die Datensicherheit und den Datenschutz gefährden und zu unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzungen oder Nichteinhaltung von Vorschriften führen.

Strategien zur Schadensbegrenzung:

a. Implementieren Sie robuste Datensicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßigen Sicherheitsaudits.

b. Führen Sie gründliche Risikobewertungen durch, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und Abhilfemaßnahmen zu priorisieren.

c. Stellen Sie sicher, dass die geltenden Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO, HIPAA) und branchenweit bewährte Verfahren eingehalten werden.

d. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Datenschutz- und Sicherheitsprotokolle, einschließlich des ordnungsgemäßen Umgangs mit sensiblen Daten.

e. Überwachen und aktualisieren Sie regelmäßig die Sicherheitsprotokolle, um neuen Bedrohungen zu begegnen.

Operationelle Risiken bei Prozessänderungen und Automatisierung

Risiko: Die Implementierung von Prozessänderungen und Automatisierung kann zu Betriebsrisiken wie Systemstörungen, Fehlern oder unzureichender Schulung führen.

Strategien zur Schadensbegrenzung:

a. Entwickeln Sie einen umfassenden Change-Management-Prozess, der Risikobewertungen, Tests und Kommunikation mit den Stakeholdern umfasst.

b. Führen Sie Pilottests oder Machbarkeitsstudien durch, bevor Sie Änderungen in großem Maßstab umsetzen.

c. Bieten Sie den Mitarbeitern angemessene Schulungen und Unterstützung an, um sicherzustellen, dass sie neue Prozesse oder automatisierte Systeme verstehen und sich an diese anpassen.

d. Einrichtung wirksamer Überwachungs- und Fehlererkennungsmechanismen, um betriebliche Probleme umgehend zu erkennen und zu beheben.

e. Halten Sie offene Kommunikationswege mit den Interessenträgern aufrecht, um Feedback einzuholen und Bedenken während des Übergangs auszuräumen.

Risiken im Zusammenhang mit der Softwarelizenzoptimierung

Risiko: Eine unzureichende Verwaltung der Softwarelizenzen kann zu Compliance-Verstößen, rechtlichen Problemen oder unerwarteten Kosten führen.

Strategien zur Schadensbegrenzung:

a. Führen Sie einen gründlichen Software Asset Management (SAM) -Prozess durch, um Softwarelizenzen im gesamten Unternehmen zu inventarisieren und zu verfolgen.

b. Richten Sie ein zentralisiertes Lizenzverwaltungssystem ein, um genaue Aufzeichnungen und zeitnahe Lizenzverlängerungen zu gewährleisten.

c. Überprüfen Sie regelmäßig die Softwarenutzung und die Lizenzansprüche, um nicht ausgelastete Lizenzen oder Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

d. Halten Sie sich über Lizenzvereinbarungen und -bedingungen auf dem Laufenden, um unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden.

e. Führen Sie Schulungen zur Einhaltung von Softwarelizenzen für Mitarbeiter durch, um das Bewusstsein und die Einhaltung der Lizenzrichtlinien zu fördern.

In all diesen Bereichen ist es von entscheidender Bedeutung, einen proaktiven und ganzheitlichen Ansatz für das Risikomanagement beizubehalten. Regelmäßige Überwachung, kontinuierliche Verbesserung und Zusammenarbeit mit den relevanten Interessengruppen tragen dazu bei, Risiken wirksam zu mindern und gleichzeitig die Ziele zur Senkung der IT-Kosten zu erreichen.

Fazit

Wie können also die IT-Kosten gesenkt werden? Effiziente Strategien zur IT-Kostensenkung kombinieren in der Regel eine Vielzahl von Maßnahmen und Tools. Obwohl die Umsetzung der oben aufgeführten Tipps wirklich vielversprechend ist, könnte es schwierig sein, sie alle auf einmal einzuführen.

Es gibt jedoch ein Rezept für eine effiziente IT-Budgetoptimierung in mehreren Bereichen: Outsourcing. Ein erfahrener Outsourcing-Partner wird in der Lage sein, die oben aufgeführten Tipps zu kombinieren und Ihnen eine Mischung aus kostensparenden Ansätzen zu bieten. Sie stellen Ihnen nicht nur die gewünschten Dienstleistungen und Abläufe zur Verfügung, sondern helfen Ihnen auch dabei, Ihre Prozesse zu strukturieren, effiziente Tools und Technologien zu implementieren und Ihre allgemeinen Schlüsselkennzahlen zu verbessern. Dies führt sowohl zur Kostensenkung als auch zur Verbesserung der Qualität Ihrer Dienstleistungen, was sich in einer höheren Kundenzufriedenheit niederschlägt.

Wenn Sie mehr über IT-Outsourcing-Möglichkeiten erfahren möchten, können Sie uns gerne kontaktieren. Als erfahrenes IT-Outsourcing-Unternehmen können wir Sie zu den besten Strategien zur IT-Kostensenkung beraten, die den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen.