So verwenden Sie ein kumulatives Flussdiagramm in der Praxis

Zeit, die Engpässe zu erkennen

Wenn es an der Zeit ist, die Kontrolle über den Arbeitsablauf zu übernehmen und fundierte Entscheidungen zu treffen, die Effizienz und Produktivität steigern, hilft Ihnen ein kumulatives Flussdiagramm (CFD). Dieses leistungsstarke Tool bietet Ihnen eine visuelle Darstellung des Arbeitsfortschritts, hilft bei der Identifizierung von Engpässen und ermöglicht eine kontinuierliche Prozessverbesserung.

Erfahren Sie, wie Sie dieses Tool in der Praxis verwenden.

Was ist ein kumulatives Flussdiagramm?

Ein kumulatives Flussdiagramm (CFD) ist ein visuelles Tool, das im Projektmanagement, insbesondere im Rahmen der Agile- und Lean-Methoden, verwendet wird, um den Arbeitsfluss in verschiedenen Phasen eines Prozesses im Laufe der Zeit zu verfolgen und zu analysieren. Es ist besonders nützlich in Kanban und anderen iterativen Arbeitssystemen.

Komponenten eines kumulativen Flussdiagramms

Äxte:

• Vertikale Achse (Y-Achse): Stellt die kumulierte Anzahl von Arbeitselementen dar (wie Aufgaben, User Stories, Funktionen usw.). Sie zeigt an, wie viele Elemente zu einem bestimmten Zeitpunkt im Arbeitsablauf vorhanden sind.
• Horizontale Achse (X-Achse): Zeigt den Zeitablauf an, der normalerweise in Tagen, Wochen oder Sprints angegeben ist.

Farbcodierte Bänder oder Schichten:

Jedes Band entspricht einer anderen Phase oder einem anderen Status im Arbeitsablauf (z. B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Testen“, „Erledigt“).

Die Bänder sind übereinander gestapelt, und die Breite jedes Bandes an einem bestimmten Punkt auf der X-Achse stellt die Anzahl der Elemente in dieser Phase zu diesem Zeitpunkt dar.

Work in Progress (WIP) -Niveaus:

Die mittleren Teile des Diagramms, die in der Regel die Phasen „In Bearbeitung“ darstellen, zeigen, wie viel Arbeit derzeit erledigt wird. Die Dicke dieser Bänder gibt das WIP-Volumen an.

Indikatoren für Durchlaufzeit und Zykluszeit:

• Vorlaufzeit: Dies kann beobachtet werden, indem die horizontale Entfernung von dem Punkt, an dem ein Artikel in das System eingeht (z. B. dem Backlog hinzugefügt), bis zu dem Punkt, an dem er abgeschlossen ist, verfolgt wird.
• Zykluszeit: Gemessen an der horizontalen Entfernung zwischen dem Beginn der Arbeit an einem Objekt (normalerweise Beginn einer Phase „In Bearbeitung“) und seiner Fertigstellung.

Identifizierung von Engpässen:

Indem Sie die Expansion und Kontraktion von Bändern beobachten, können Sie Engpässe im Arbeitsablauf identifizieren. Ein sich verbreiterndes Band deutet auf einen wachsenden Rückstau in dieser Phase hin.

Trendlinien:

Einige CFDs enthalten Trendlinien, die bei der Prognose und Bewertung des Zustands des Workflows im Laufe der Zeit helfen.

Datenpunkte:

Tatsächliche Datenpunkte oder Markierungen können verwendet werden, um bestimmte Metriken oder Ereignisse darzustellen und so detailliertere Einblicke in den Workflow-Prozess zu erhalten.

Wie Entwicklungsteams von der Verwendung eines kumulativen Flussdiagramms profitieren

Die Frage ist: Wie kann man eigentlich ein kumulatives Flussdiagramm verwenden? Entwicklungsteams können erhebliche Vorteile aus der Verwendung kumulativer Flussdiagramme (CFDs) als Teil ihres Projektmanagements und ihrer Workflow-Analyse ziehen.

Identifizierung von Engpässen

CFDs machen es einfacher, Engpässe im Entwicklungsprozess zu erkennen. Ein sich verbreiterndes Band im Diagramm weist auf einen wachsenden Arbeitsaufwand in einer bestimmten Phase hin, was auf einen potenziellen Engpass hindeutet. Diese frühzeitig zu erkennen, ermöglicht es den Teams, Probleme anzugehen, bevor sie zu großen Blockern werden.

Überwachung laufender Arbeiten (WIP)

CFDs helfen bei der Verwaltung und Optimierung der WIP-Niveaus. Indem Teams visualisieren, wie viel Arbeit in jeder Phase anfällt, können sie vermeiden, bestimmte Entwicklungsphasen zu überlasten, was zu einem effizienteren Workflow-Management führt.

Verbesserung der Prozesseffizienz

Durch die Analyse von Trends im Arbeitsfluss können Teams Ineffizienzen in ihren Prozessen erkennen. Dies kann zu Prozessverbesserungen führen, die die Produktivität steigern und Verschwendung reduzieren.

Prognose des Projektabschlusses

CFDs ermöglichen es Teams, Projektzeitpläne genauer vorherzusagen, indem sie die Durchflussraten und Trends analysieren. Dies hilft dabei, realistische Erwartungen bei den Stakeholdern zu stellen und zukünftige Projekte zu planen.

Ressourcen ausgleichen

Indem Teams beobachten, wie sich die Arbeit durch die verschiedenen Phasen bewegt, können sie Ressourcen und Personal besser verteilen. Dadurch wird sichergestellt, dass kein Teil des Prozesses unterbesetzt oder überlastet ist, was zu einem ausgewogeneren und effizienteren Arbeitsablauf führt.

Verbesserung der Kommunikation und Transparenz

CFDs bieten eine klare und leicht verständliche visuelle Darstellung des Projektstatus, was für die Kommunikation mit Teammitgliedern und Stakeholdern nützlich ist. Es fördert Transparenz und ein gemeinsames Verständnis des Projektfortschritts und der Herausforderungen.

Durchlauf- und Zykluszeiten verfolgen

Das Diagramm hilft bei der Überwachung der Durchlaufzeit (von der Initiierung bis zur Fertigstellung des Arbeitselements) und der Zykluszeit (Zeit, bis ein Arbeitselement abgeschlossen ist, sobald es gestartet wurde). Das Verständnis dieser Kennzahlen ist entscheidend für kontinuierliche Verbesserung und Effizienz.

Förderung der kontinuierlichen Verbesserung

Die regelmäßige Analyse von CFDs fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Teams können die aus diesen Diagrammen gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um iterative Änderungen an ihren Prozessen vorzunehmen und so die Gesamtleistung im Laufe der Zeit zu verbessern.

Wie liest man ein kumulatives Flussdiagramm?

Verstehe die Achsen:

• Vertikale Achse (Y-Achse): Diese Achse stellt die kumulierte Anzahl von Arbeitselementen (Aufgaben, User Stories usw.) dar.
• Horizontale Achse (X-Achse): Diese Achse zeigt die Zeit an, die in Tagen, Wochen oder Sprints angegeben werden kann.

Untersuchen Sie die farbcodierten Bänder:

Jedes Band oder jede Ebene des Diagramms steht für eine andere Phase im Arbeitsablauf (z. B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Testen“, „Erledigt“).

Die Breite jedes Bandes an einem beliebigen Punkt auf der X-Achse zeigt, wie viele Elemente sich zu diesem Zeitpunkt in dieser Phase befinden.

Halte Ausschau nach Trends in den Bands:

• Erweiterung der Bänder: Wenn ein Band im Laufe der Zeit breiter wird, bedeutet das, dass mehr Artikel diese Phase betreten als verlassen, was möglicherweise auf einen Engpass hindeutet.
• Verengte Bänder: Ein sich verengendes Band deutet darauf hin, dass sich Gegenstände effizient durch diese Phase bewegen.

Identifizieren Sie Work in Progress (WIP):

Konzentrieren Sie sich auf die mittleren Bänder, die typischerweise die aktiven Arbeitsphasen darstellen. Die Dicke dieser Bänder gibt die WIP-Werte an.

Beurteilen Sie die Durchlauf- und Zykluszeiten:

• Vorlaufzeit: Beobachten Sie die Zeit, die ein Artikel benötigt, um vom Eingangspunkt des Systems (häufig das untere Band) zur Fertigstellungsphase (oberes Band) zu gelangen.
• Zykluszeit: Messen Sie die Zeit, die Artikel benötigen, um die wichtigsten Workflow-Phasen zu durchlaufen (in der Regel vom Beginn der Bearbeitung bis zur Fertigstellung).

Wie benutzt man ein kumulatives Flussdiagramm in der Praxis?

Schritt 1: Erstellen Sie das Diagramm

• Identifizieren Sie Workflow-Phasen: Definieren Sie die Phasen Ihres Workflows (z. B. Backlog, To Do, In Progress, Testing, Done). Diese bilden die verschiedenfarbigen Bänder in Ihrem CFD.
• Daten sammeln: Sammeln Sie Daten zur Anzahl der Aufgaben oder Arbeitselemente in jeder Phase über einen bestimmten Zeitraum. Diese Daten werden in Projektmanagement-Software häufig automatisch nachverfolgt.
• Plotten Sie die Daten: Stellen Sie auf der vertikalen Achse die kumulierte Anzahl der Aufgaben dar. Die horizontale Achse steht für die Zeit (Tage, Wochen usw.). Stellen Sie die kumulierte Anzahl der Aufgaben in jeder Phase im Vergleich zur Zeit dar.

Schritt 2: Analysieren Sie Work in Progress (WIP):

Beachten Sie die Breite der Bänder, die die Phasen „In Bearbeitung“ darstellen. Wenn sich ein Band im Laufe der Zeit erweitert, deutet dies auf eine Häufung von Arbeiten und potenzielle Engpässe hin.

Schritt 3: Analysieren Sie den Fluss:

Ein gleichmäßiger, gleichmäßiger Aufwärtsfluss der Bänder weist auf einen gesunden, stabilen Prozess hin.

Sprünge oder Brüche in den Bändern können auf Probleme oder Änderungen im Prozess hinweisen.

Schritt 4: Überprüfen Sie die Konsistenz:

Konsistente, parallele Bänder deuten auf einen stabilen und vorhersehbaren Arbeitsablauf hin.

Signifikante Schwankungen der Bandbreiten können auf eine Prozessinstabilität oder eine Variabilität der Arbeitsaufnahme oder -abgabe hinweisen.

Schritt 5: Als Prognosetool verwenden:

Durch die Analyse vergangener Trends können Sie zukünftige Arbeitsabläufe vorhersagen und potenzielle Kapazitätsprobleme oder Lieferfristen identifizieren.

Schritt 6: Identifizieren Sie Engpässe und Blockaden:

Suchen Sie nach Phasen, in denen sich die Arbeit zu häufen scheint, was auf eine Verlangsamung des Arbeitsablaufs hindeutet. Die Beseitigung dieser Engpässe ist entscheidend für einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Schritt 7: Überwachen Sie die Vorlaufzeit und die Zykluszeit:

Verwenden Sie das Diagramm, um zu verfolgen, wie lange es dauert, bis Arbeitselemente vom Anfang bis zum Ende bewegt werden (Durchlaufzeit) und wie viel Zeit aktiv an ihnen verbracht wird (Zykluszeit).

Schritt 8: Bewertung der Workflow-Balance:

Stellen Sie fest, ob die Arbeit gleichmäßig auf die Phasen verteilt ist. Ungleichgewichte können Anpassungen bei der Ressourcenzuweisung oder Prozessänderungen erforderlich machen.

Schritt 9: Kontinuierliche Verbesserung:

Überprüfen Sie den CFD regelmäßig, um Bereiche zu identifizieren, in denen der Prozess verbessert werden kann. Iterative Änderungen auf der Grundlage von CFD-Analysen können zu mehr Effizienz und Produktivität führen.

Die nächsten Schritte

CFD ist ein dynamisches Tool, das die laufenden Änderungen in einem Projekt widerspiegelt. Die regelmäßige Überprüfung und Analyse der CFD ist entscheidend, um einen effizienten Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten und Probleme proaktiv anzugehen. Es geht nicht nur darum, wie das Diagramm zu einem bestimmten Zeitpunkt aussieht, sondern auch darum, wie es sich im Laufe des Projekts entwickelt.

‍