Tägliche Besprechungen in agilen Teams: So halten Sie das Gleichgewicht

Ying und Yang: Zwischen Fernarbeit und Fernintegration

Im Zeitalter der Telearbeit und der hybriden Arbeit ist unser persönlicher Kontakt zu Kollegen begrenzt. Aus diesem Grund ist es ziemlich einfach, bei Besprechungen abgelenkt zu werden. Im Laufe unserer Arbeit hatten wir auch dieses Problem: Unsere täglichen Treffen waren ungezwungen und unsere Diskussion war oft fehl am Platz und zu lang. Dies führte zu einer Situation, in der die Pläne für den Tag selten besprochen wurden.

Und jetzt schließen Sie Ihre Augen und stellen Sie sich vor, es gäbe keine Pandemie und Sie gehen immer noch in das traditionelle Büro...

Sie steigen ein, grüßen Ihre Kollegen und öffnen Ihren Laptop. Das gesamte Team sitzt zusammen oder in unmittelbarer Nähe zueinander. Es ist ganz einfach, Ihr Teammitglied ein paar Schreibtische weiter zu bitten, Ihnen bei einem dringenden Problem zu helfen. Zufällig Schnapp dir einen Kaffee und rede trifft Teilen Sie einen ganzen Tag voller Konzentration in kleinere Teile auf und sorgen Sie so für eine dringend benötigte Pause von der Arbeit und die Möglichkeit, sich mit Ihren Teamkollegen zu verbinden.

Und jetzt öffne deine Augen... für die andere (aber nicht schlimmere) Realität der Telearbeit.

Wenn wir auf Telearbeit umsteigen, haben Teams nicht viele Gelegenheiten, sich spontan zu treffen und über zufällige Themen zu sprechen, und geplante Besprechungen können leicht zu ungezwungenen Gesprächen umgeleitet werden. Der Schlüssel liegt darin, das richtige Gleichgewicht zwischen Tagesplanung und Teambindung zu finden.

Tägliche Treffen in der fernen Realität? Wichtiger als du denkst.

In der fernen Realität können tägliche Besprechungen zwei Zwecken dienen. Der erste entscheidende Punkt ist die Erstellung eines Tagesplans (wie das geht, erfährst du hier hier). Die zweite besteht darin, die Arbeit reibungslos zu beginnen. Obwohl es für einige Teammitglieder zunächst schwierig sein kann, den Tag auf formelle Weise zu beginnen, ist es wichtig, dass der Tagesablauf nicht in die Irre geht. Und ohne weitere Umschweife, wie strukturiert man diese Besprechungen?

Die Idee, die täglichen Besprechungen zu verlängern, mag einigen Führungskräften oder sogar agilen Coaches nicht gefallen. „15-Minuten-Tage“ sind ein Paradigma, von dem sich viele Manager nicht gerne entfernen. Seien Sie versichert, wir machen es einfacher.

Unser Agile Coach (Scrum Master) verlängerte die täglichen Besprechungen von 15 auf 30 Minuten und moderierte die täglichen Besprechungen, sodass der „organisatorische“ Teil schnell verlief, während das Team dennoch die Möglichkeit hatte, zu chatten.

Erste Hälfte der Sitzung (15 Minuten)

Der erste Teil jedes täglichen Treffens wurde mit zufälligen Themen und themenfremden Diskussionen verbracht. Dies ermöglichte es dem Team, einen kleinen Ersatz für zufällige Treffen durch die Kaffeemaschine zur Verfügung zu haben. Zuerst war es der Trainer, der die Diskussion über zufällige Themen begann, sodass sich das Team nicht gestresst fühlte, wenn es darum ging, sich in die Tagesordnung einzumischen. Es gab jedoch eine Einschränkung: Das lose Geschwätz musste etwa in der Mitte der Sitzung unterbrochen werden, um in den Modus „Tagesplanung“ zu wechseln.

‍Zweite Hälfte der Sitzung (15 Minuten)

Im „Planungsteil“ des Treffens lief der Prozess wie folgt ab:

#1 Beginne auf der rechten Seite des Kanban-Boards

‍Die erste Person am äußersten rechten Ende des Kanban-Boards — die Person, deren Aufgabe ganz oben in der rechtsextremen Spalte stand — begann.

#2 Halte den Fokus messerscharf

Es war wichtig, dass jedes Teammitglied das, was es präsentieren wollte, nicht verwässert. Am wichtigsten war es, den aktuellen Fortschritt bei jeder Aufgabe mit allen möglichen Problemen aufzuzeigen, die der Entwickler hatte oder möglicherweise haben könnte. Beschreibende Präsentationen im Sinne von „Was habe ich hier gemacht...“ waren nicht erlaubt.

#3 Vermeide es, abgelenkt zu werden

Die nächste Person war derjenige, der die nächste Aufgabe nach links und unten hatte. Wenn jemand eine Abhängigkeit zwischen seiner Aufgabe und anderen Entwicklern entdeckte, musste er den aktuellen Moderator beenden. Konnte der Plan für beide Entwickler nicht innerhalb von maximal ein oder zwei Minuten geändert werden, wurde das Thema an das Ende der Besprechung verschoben.

#4 Jeder muss sich organisieren

Jeder musste seinen Tagesplan vorlegen, und es war nicht erlaubt, „später“ zu erzählen, wie zum Beispiel zu schreiben, was man später tun muss, oder einen Rezensenten für ein Problem zu finden. Als verteiltes Team ist es schwierig, später am Tag Pläne für unterwegs zu schmieden.

#5 Für manche ist es „das Ende der Reihe“

Wenn jemand ein Problem mit seiner Aufgabe hatte und nicht wusste, wie er vorgehen sollte, wurde sein Plan „ans Ende der Reihe“ geschoben und später besprochen.

# 6 Beenden Sie mit einem sicheren und soliden Plan

Nachdem alle ihre Aufgaben aktualisiert hatten und der Plan solide war (was bedeutet, dass es keine Abhängigkeiten gab, die einen Entwickler im Team aufhalten könnten), war der Tagesablauf beendet.

Ein Gleichgewicht zu finden ist der Schlüssel zum Erfolg

All diese Tipps sind sowohl für Teams an entfernten Standorten als auch vor Ort nützlich, vor allem aber für erstere. Tagsüber, wenn alle von zu Hause aus arbeiten, ist es viel schwieriger, „während des Tages“ zu planen. Sie können nicht einfach dastehen und mit Ihren Teamkollegen sprechen, während Sie Kaffee trinken... Sie müssen ihnen in Chats schreiben und erhalten oft keine schnelle Antwort.

Stellen Sie sich einen beliebigen Arbeitstag vor, denken Sie an all diese spontanen Pausen beim Kaffee oder an themenübergreifende Diskussionen, die den ganzen Tag über im Freien stattfinden. Wie lange glaubst du dauern sie? 10, 15, 20 Minuten? Wenn Sie mehr als 20 erraten haben, haben Sie Recht. Wenn Sie jedoch ein Remote-Team leiten und der Meinung sind, dass es zu viel ist, 15 Minuten zu den täglichen Besprechungen hinzuzufügen, nur um untätig zu plaudern, denken Sie darüber nach, wie stark die Teamdynamik darunter leiden kann.

Die Strukturierung von Besprechungen mit Ihrem Team ist ein breites Thema und hängt von vielen Faktoren ab. Die Art und Weise, wie wir es gemacht haben, funktioniert für viele Teams, aber das Wichtigste, was Sie im „organisatorischen“ Modus tun müssen, ist, eine Struktur auszuarbeiten, die für Ihr Team gut funktioniert. Schließlich ist es Ihr Team und Sie kennen es am besten.
Und jetzt müssen Sie über zwei Dinge nachdenken: Welche Besprechungsstruktur für Ihr Team am besten geeignet ist und worüber sie gerne chatten. Und es ist bestimmt nicht das Wetter.