Stellen Sie sich vor, dass jedes Drittanbieter, mit dem Sie zusammenarbeiten, eine separate Komponente einer Maschine ist. Damit der Mechanismus ordnungsgemäß und effizient funktioniert, muss jedes Teil am richtigen Ort sein und seine Arbeit erledigen. Und um sie zusammenzustellen, benötigen Sie ein Handbuch, oder in diesem Fall — einen Prozess zur Lieferantenverwaltung.
A QUICK SUMMARY – FOR THE BUSY ONES
Der detaillierte IT-Anbietermanagementprozess besteht aus 8 Schritten:
Scrollen Sie zum gesamten Artikel, um mehr über die einzelnen Schritte zu erfahren.
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In einem vom Outsourcing dominierten Markt ist es für Unternehmen selbstverständlich, mit mehreren IT-Anbietern zusammenzuarbeiten, die für bestimmte Bereiche verantwortlich sind. Das durchschnittliche Unternehmen macht Geschäfte mit 11 Dritte, und so viele wie 37% von Unternehmen beschäftigen 1.000-5.000 externe Anbieter. Die Zusammenarbeit mit mehreren Parteien bietet eine Vielzahl von Vorteilen, wie z. B. den Zugang zu den besten Spezialisten, erweiterte Kapazitäten, erhöhte Effizienz und Kostenoptimierung. Aber wie verwaltet man mehrere Spezialisten aus verschiedenen Organisationen? Das IT-Anbietermanagement kommt zu Hilfe!
In diesem Artikel werden wir Folgendes durchgehen:
Das Lieferantenmanagement ist der fortlaufende Prozess der Organisation, Optimierung und Koordination der Zusammenarbeit mit Drittanbietern, die für Ihr Unternehmen arbeiten. Es gewährleistet die Kontinuität der Zusammenarbeit, die Verbesserung der Kommunikation, die Konsistenz des Wissens und die schnellstmögliche Reaktion auf Fehler. Es garantiert auch Transparenz und gibt Ihnen mehr Kontrolle über die Qualität der Ausführung des Projektumfangs. Wir können 5 Komponenten des IT-Anbietermanagements unterscheiden.
Es gibt kein Lieferantenmanagement ohne Anbieter, die es zu verwalten gilt. Ihr erster Schritt sollte also darin bestehen, Unternehmen auszuwählen und zu bewerten, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten. Definieren Sie den Leistungsumfang, für den Sie Unterstützung benötigen, und entscheiden Sie, wie viele Unternehmen Sie in das Projekt einbeziehen möchten. Es ist einfacher, weniger Anbieter zu verwalten, aber manchmal ist es auch besser, verschiedene Teile des Projekts an mehrere Unternehmen zu delegieren, die Meister auf ihrem Gebiet sind. Teilen Sie den Umfang des Projekts in Bereiche auf und übertragen Sie beispielsweise die Entwicklung einem erfahrenen Softwarehaus, die visuelle Identität einer Branding-Agentur und Marketing und PR einer 360°-Agentur.
Schritt für Schritt den IT-Anbieter auswählen
Jede geschäftliche Zusammenarbeit braucht einen Rahmen, und der Vertrag setzt diesen Rahmen. Es definiert die Bedingungen der Zusammenarbeit, die Erwartungen und Verpflichtungen der einzelnen Parteien sowie das Niveau der Serviceleistung, das als SLA (Service Level Agreement) bezeichnet wird.
Vertrags- und SLA-Management bezieht sich auf den Prozess der Optimierung der Vereinbarungen zwischen dem Anbieter und dem Kunden. Es bietet Sicherheit für beide Parteien, reduziert Risiken, vermeidet zusätzliche Kosten und sorgt für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Das Vertragsmanagement für IT-Anbieter umfasst die Analyse des Angebots, die Aushandlung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Kontrolle der Einhaltung der Vereinbarungen.
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Um zu beurteilen, ob die Qualität der Leistung des Anbieters zufriedenstellend ist und den Vereinbarungen entspricht, benötigen Sie ein Leistungsmanagement. Für diesen Bereich ist in der Regel ein qualifizierter Projektmanager oder Product Owner auf Kundenseite zuständig, der überprüfen kann, ob die Angaben des Anbieters eingehalten wurden. Ein zentrales Element des Leistungsmanagements sind KPIs. Diese Metriken ermöglichen es Ihnen, die Qualität der Projektausführung zu beurteilen, z. B. die Zykluszeit, die Seitenladegeschwindigkeit, die Anzahl der hinzugefügten Produkte, die Leistung bei erhöhtem Traffic, die Serverkapazität usw. Das Leistungsmanagement des Anbieters umfasst auch die Kosten- und Rentabilitätsüberwachung.
Bei der geschäftlichen Zusammenarbeit geht es nicht nur um Kennzahlen und Verträge, sondern auch um Beziehungen. Der Käufer und der Verkäufer werden zu Beginn eines Projekts zu Partnern, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Transparenz und gute Kommunikation sind daher von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass der Verkäufer nicht nur offen über Erfolge, sondern auch über Schwierigkeiten sprechen kann, damit Sie gemeinsam die beste Lösung finden können. Grundlage sind auch Ihr Feedback und Ihre konstruktive Kritik. Korrigieren Sie die Richtung der Arbeit, aber vergessen Sie nicht, den Fortschritt zu würdigen. Manchmal ein einfaches „Gute Arbeit, Team!“ kann die Moral erhöhen und einen Energieschub geben. Sorgen Sie für regelmäßige Kommunikation — wöchentliche Updates und ein gemeinsamer Chat-Kanal sorgen für einen reibungslosen Informationsaustausch.
Laut SecurityScorecard Research 98% der Unternehmen weltweit haben Beziehungen zu mindestens einem Drittanbieter, bei dem die Sicherheitslücken verletzt wurden, und 59% der Befragten sahen sich mit einem Datenleck konfrontiert, das von einem ihrer Lieferanten verursacht wurde. Ein Verstoß gegen die Datensicherheit ist ein schwerwiegendes und schwerwiegendes Problem. Sie können also nicht darauf zählen, dass Ihnen das nicht passiert — Sie müssen auf ein schwarzes Szenario vorbereitet sein.
Risikomanagement ist der Prozess der Planung und Durchführung von Verfahren, wenn eine Sicherheitsverletzung auftritt oder etwas schief geht. Planen Sie zusammen mit Ihrem Anbieter ein „Was wäre wenn...“ -Szenario, in dem Sie festlegen, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, wenn eine unerwünschte Situation eintritt und wer dafür verantwortlich ist.
Wie Benjamin Franklin sagte:“Wenn Sie sich nicht vorbereiten, bereiten Sie sich auf das Scheitern vor.„, daher besteht die wichtigste Aufgabe einer Lieferantenmanagement-Strategie darin, Ihr Unternehmen vor dem Chaos zu bewahren. Als Projektmanager, Teamleiter oder anderer Entscheidungsträger wissen Sie, welche Herausforderung es ist, die Arbeit vieler Personen zu koordinieren. Um externe Unternehmen in den Prozess einzubeziehen und einen gemeinsamen Arbeitsablauf zu planen, ist eine sorgfältig geplante Lieferantenmanagementstrategie erforderlich, die eine schnelle und reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet. Wie plant man das Schritt für Schritt?
Bereiten Sie eine Datei vor, in der Sie alle wichtigen Informationen über die Anbieter, mit denen Sie zusammenarbeiten, sammeln, z. B. Fähigkeiten, Leistungsumfang, Kontaktinformationen und Personen, Links zu erforderlichen Dateien, gespeicherte E-Mails mit Vereinbarungen usw. Aktualisieren Sie die Tabelle, wenn Sie die Zusammenarbeit mit einem Anbieter beendet haben oder beginnen. Eine solche Datei hilft Ihnen nicht nur dabei, die Dinge in Ordnung zu halten, sondern erleichtert auch die Aufnahme neuer Mitarbeiter in das Unternehmen.
Dank des Onboarding-Prozesses können Ihre Geschäftspartner Ihre Branche und Ihr Projekt besser verstehen. Bereiten Sie Materialien (Präsentationen, Videos, Artikel usw.) vor, in denen Sie die Merkmale der Branche, in der Sie arbeiten, die Werte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens erörtern, ein Profil Ihrer Kunden erstellen und definieren, wo Ihr Projekt auf dem Markt steht. Wenn Sie beispielsweise ein Hersteller von Tiernahrung sind und eine App entwickeln möchten, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Produkts für Katzen und Hunde hilft, sprechen Sie während des Onboardens über Ihre Konkurrenten, die Demografie und das Verhalten Ihrer Kunden und darüber, für welche Werte Ihre Marke Sie werben möchten.
Ein solides Onboarding ist ein Schlüsselelement eines effektiven Lieferantenmanagementprozesses, da es den Mitarbeitern eines externen Unternehmens ermöglicht, Ihren Geschäftskontext in den Entwicklungsprozess einzubeziehen.
Um die Arbeit von Drittanbietern effektiv zu verwalten, müssen Sie Verantwortung und Verantwortung auch innerhalb Ihrer eigenen Organisation aufteilen. Stellen Sie fest, wer die Verantwortung für bestimmte Bereiche der Zusammenarbeit mit Anbietern wie Rechnungsstellung, Vertragsmanagement, laufende Kommunikation, Genehmigung von Projektphasen, Onboarding usw. trägt.
Moderne Unternehmen verwenden viele Softwaretools, um ihre Arbeit zu verwalten und zu optimieren. Um das IT-Anbietermanagement zu verbessern, wählen Sie diese aus, die Sie bei der Zusammenarbeit gemeinsam verwenden werden. Einige der beliebtesten Tools, die die Zusammenarbeit aus der Ferne unterstützen, sind Google Workspace, Jira, Asana, Monday, Kissflow, Trello und Slack.
Sobald alles zwischen Ihnen und dem Anbieter läuft, ist es an der Zeit, das Projekt in einen Zeitplan aufzuteilen. Der Zeitplan und die Meilensteine helfen Ihnen dabei, den Fortschritt zu verfolgen und Verzögerungen zu vermeiden. Der Projektzeitplan sollte gemeinsam geplant werden und dabei die Kapazitäten des Anbieters, die Urlaubspläne beider Parteien und die lang- und kurzfristige Wachstumsstrategie Ihres Unternehmens berücksichtigen.
Eine der häufigsten Ursachen für Projektverzögerungen ist ein ineffizientes Genehmigungsverfahren. Wenn die verschiedenen Phasen eines Projekts lange auf die Genehmigung warten, ist die Zeit der Spezialisten auf der Herstellerseite blockiert und das Softwareunternehmen kann mit der Implementierung nicht weitermachen. Aus diesem Grund ist ein optimierter Projektabnahmeprozess auf Kundenseite und die Verringerung der Anzahl der Entscheidungsträger, die den Fortschritt der Arbeit kontrollieren, ein Schlüsselelement für ein effektives IT-Lieferantenmanagement.
Kontinuierliche Kommunikation ist ein Muss im Lieferantenmanagementprozess, da Sie so sicherstellen können, dass Sie auf derselben Wellenlänge sind und den Projektumfang gut verstehen. Regelmäßige Besprechungen, z. B. wöchentliche Statusberichte und tägliche Arbeitszusammenfassungen, ermöglichen es Ihnen, auf potenzielle Probleme zu reagieren, Informationen zu vervollständigen und sofort Feedback zu geben.
Wenn Sie mit einem Anbieter zusammenarbeiten, wählen Sie die Kommunikationskanäle aus, die für Sie am bequemsten sind, und überprüfen Sie sie regelmäßig, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Es empfiehlt sich auch, die Anzahl der Personen auf den Kontakt und die Weitergabe interner Nachrichten zu beschränken. Dadurch werden Chaos und lange Diskussionen in Nachrichten vermieden. Auf der Anbieterseite sind diese Personen in der Regel der Projektmanager und der Teamleiter und auf der Kundenseite die Entscheidungsträger wie der CEO, der Product Owner und der Technology Chief Officer.
Das IT-Anbietermanagement ist keine einmalige Aktivität, sondern ein fortlaufender, dynamischer Prozess. Jedes Unternehmen ist anders und hat seine eigene Dynamik, Kultur und seinen eigenen Kommunikationsstil. Daher gibt es keine Universallösung. Die Anfänge können etwas holprig sein, aber wenn Sie eine gemeinsame Sprache finden und einen guten Arbeitsablauf und eine gute Geschäftspartnerschaft entwickeln, können Sie die Qualität der Zusammenarbeit kontinuierlich verbessern.
Wie Zig Ziglar sagte: „Erwarte das Beste. Bereite dich auf das Schlimmste vor. „, also wenn die Zusammenarbeit mit dem Verkäufer nicht gut läuft, bereiten Sie eine Strategie für die Kündigung des Vertrags vor. Die Kündigungsbedingungen sollten Aspekte wie die Übertragung des geistigen Eigentums, einschließlich der Dokumentation, des Codes und der erforderlichen Dateien, die Schulung Ihres internen Teams, die Kündigungsfrist und die Garantiebedingungen beinhalten.
Im Kern tragen IT-Manager, darunter CIOs (Chief Information Officers), CTOs (Chief Technology Officers) und IT-Direktoren, häufig die Hauptverantwortung für das Lieferantenmanagement. Sie planen die Beziehungen zu IT-Anbietern so, dass sie sich an den technologischen Zielen und Vorgaben des Unternehmens orientieren.
Bei bestimmten IT-Projekten können Projektmanager die Verantwortung für das Lieferantenmanagement übernehmen, insbesondere für Anbieter, die in direktem Zusammenhang mit ihren Projekten stehen. Sie stellen sicher, dass die Anbieter die Projektfristen, Budgets und Ergebnisse einhalten.
Kein Kunde möchte schlechte Nachrichten erhalten, und kein Anbieter gibt solche gerne weiter. Sie können jedoch nicht zulassen, dass das Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten, Angst davor hat, Ihnen Informationen über Probleme oder Schwierigkeiten zu geben. Stellen Sie daher sicher, dass die Kommunikation von Anfang an transparent ist und lösungsorientiert ist. Je umfassender die Informationen sind, über die beide Parteien verfügen, desto besser ist die Qualität, die sie erhalten können.
Die Beziehung zu einem Verkäufer ist mehr als die zwischen einem Verkäufer und einem Käufer. Wenn Sie lange an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, werden Sie zu Partnern, die Wissen, Erfahrungen und Ratschläge austauschen können. Sie sind der Experte in Ihrer Branche und kennen die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten, während das IT-Unternehmen über Expertise in digitalen Lösungen verfügt. Durch Vertrauen und Partnerschaft bilden Sie ein unaufhaltsames Dreamteam.
Outsourcing ermöglicht es Ihnen, auf eine Reihe von Fähigkeiten und Fachkenntnissen in fast allen Bereichen zuzugreifen, aber Sie benötigen immer noch jemanden innerhalb des Unternehmens, der die Zusammenarbeit leitet. Sorgen Sie für die Kompetenzentwicklung und Schulung Ihrer Mitarbeiter in den Bereichen neue Technologien und Projektmanagement. Auf diese Weise können Sie die Qualität der Dienstleistungen, die Sie erhalten, besser überprüfen und genaueres Feedback geben.
Die Leistung des IT-Anbieters entspricht möglicherweise nicht durchgehend den vereinbarten Serviceniveaus, was zu Verzögerungen, schlechter Qualität oder anderen Mängeln bei den Ergebnissen führt.
Tipps
Wenn Sie sich bei wichtigen Dienstleistungen oder Produkten zu stark auf einen einzigen Anbieter verlassen, kann das Geschäftsrisiko einer Anbieterbindung bestehen.
Tipps
Anbieter haben möglicherweise Zugriff auf sensible Daten, was Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutzverletzungen aufkommen lässt.
Tipps
<span class="colorbox1" fs-test-element="box1"><p>Denken Sie daran, dass dieser Prozess bei einem schlecht ausgewählten Anbieter nicht funktioniert. Um Fehler in diesem Bereich zu vermeiden, schauen Sie sich dieses kuratierte Dokument an Liste der führenden Unternehmen für kundenspezifische Softwareentwicklung. Es wurde sorgfältig von Menschen entwickelt, nicht von Algorithmen.</p></span>
Viele Verwaltungsprozesse für IT-Anbieter können mit spezieller Software und Tools optimiert werden. Im Folgenden finden Sie einige praktische Lösungen zur Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen.
Kissflow ist eine Komplettlösung für das Lieferantenmanagement. Die Software ist hochgradig anpassbar und unterstützt Benutzer in jeder Phase der Lieferantenbeziehung, vom Kauf bis zur Zahlung. Das Kissflow-Dashboard kann vom Kunden und den Anbietern gemeinsam genutzt werden, um die Zusammenarbeit zu optimieren.
Die wichtigsten Funktionen:
Jira ist eine weit verbreitete Projektmanagement-Software, die von Atlassian entwickelt wurde. Sie wurde entwickelt, um Teams dabei zu helfen, ihre Arbeit effizient zu planen, zu verfolgen und zu verwalten, insbesondere bei Softwareentwicklungs- und IT-Projekten. Das Tool ist sehr beliebt für interne Teams und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen.
Die wichtigsten Funktionen:
Precoro ist eine Budgetverwaltungslösung, mit der Unternehmen ihre Ausgaben optimieren und Einsparungen erzielen können. Das Lieferantenverwaltungsmodul speichert alle Lieferanteninformationen, Rechnungen und Verträge an einem Ort.
Die wichtigsten Funktionen:
Das IT-Anbietermanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, die Fähigkeiten Ihres Unternehmens in einem noch nie dagewesenen Umfang zu erweitern. Durch die Kombination formaler Aspekte wie Vertragsmanagement, Terminplanung, Management und Risikostrategie mit zwischenmenschlichen Kompetenzen wie Beziehungsmanagement, Vertrauen und Partnerschaft erhalten Sie ein unaufhaltsames Expertenteam.
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Enthusiast für Softwareentwicklung mit 8 Jahren Berufserfahrung in der Technologiebranche. Erfahrung im Outsourcing von Marktanalysen, mit besonderem Schwerpunkt auf Nearshoring. In der Zwischenzeit unser Experte darin, technische, geschäftliche und digitale Themen auf verständliche Weise zu erklären. Autor und Übersetzer nach Feierabend.
Mit über 13 Jahren Berufserfahrung in der Technologiebranche. Technologisch begeistert, geek und Mitbegründer von Brainhub. Kombiniert seine technische Expertise mit Geschäftswissen.
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